Was versteht man unter Praxismanagement?
Das Praxismanagement umfasst die Planung, Durchführung und Kontrolle aller Bereiche in der Praxis für eine optimale, zeit- und ressourcenschonende und damit eine effiziente Patientenversorgung. Die betroffenen Prozesse reichen vom Personalmanagement über Beschaffung und Logistik, allgemeine Verwaltung, dem Qualitätsmanagement bis hin zum Abrechnungs- und Finanzmanagement sowie dem Praxismarketing.
Was gehört zur Praxisorganisation?
Die Praxisorganisation setzt das Praxismanagement um. Dabei werden Prozesse und Abläufe für den Praxisalltag festgelegt. Natürlich handelt es sich hierbei um lebendige Prozesse, die auch immer wieder angepasst werden dürfen bzw. sollen. Allein die fortschreitende Digitalisierung und die damit einhergehenden Veränderungen stellen die Organisation immer wieder vor neue Herausforderungen. Hierbei ist es wichtig, die festgelegten Prozesse immer wieder unter die Lupe zu nehmen und anzupassen bzw. zu optimieren.
Wie kann ein Praxisorganigramm aussehen?
Je nach Größe und Organisationsform der Praxis kann das Praxisorganigramm mehr oder weniger umfangreich sein. Wichtig ist, dass das Praxisorganigramm die vorliegenden Gegebenheiten abbildet und Besonderheiten berücksichtigt.
„Muster-Organigramme“ sind daher nicht zielführend. Wichtig ist, dass Weisungs- und Führungskompetenzen festgelegt und für alle im Team transparent gemacht werden. Zusätzlich dazu können in Form von Stabstellen die Leitung beratende Funktionen (Datenschutz, Qualitätsmanagement) abgebildet werden, falls diese Prozesse nicht durch externe Dienstleister übernommen werden.
Auch Unterstützungsfunktionen wie z.B. allgemeine Verwaltungstätigkeiten oder das Beschaffungswesen werden je nach Praxisgröße an MFAs delegiert oder es werden eigene Stellen dafür geschaffen. Insbesondere für expandierende MVZs kann das Beschäftigen „reiner Bürokräfte“ ohne medizinischen Hintergrund in einem Back-Office eine gute Möglichkeit sein, nichtmedizinische Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten zu zentralisieren und standardisieren.
Häufige Fehler in Bezug auf die Praxisorganisation und Best Practices
Ein Fehler, den es zu vermeiden gilt, ist eine zu große Arbeitsmonotonie. Ist genau festgelegt, welche Person grundsätzlich welche Aufgabengebiete erledigt, führt dieses Spezialistentum zum einen dazu, dass Arbeitskräfte unersetzbar werden, was bei einem krankheitsbedingten Arbeitsausfall oder gar Kündigung ein Risiko für den Praxisablauf darstellt. Zum anderen fördert die Vielfältigkeit im Aufgabengebiet auch die Mitarbeitermotivation, was sich wiederum auf die Arbeitszufriedenheit und damit indirekt auf die Produktivität auswirkt. Eine praktische Möglichkeit, um der Arbeitsmonotonie entgegenzuwirken, ist die Job-Rotation. Sie fördert die Entfaltung und Vertiefung von Fachkenntnissen. Auch sammeln Mitarbeitende dadurch neue Erfahrungen und qualifizieren sich für neue Arbeitsgebiete.
Wie kann ich Prozesse in der Arztpraxis optimieren?
Für die Prozessoptimierung in der Arztpraxis gibt es zahlreiche Ansatzpunkte. Angefangen bei Beschaffungsprozessen, die standardisiert und strukturiert werden können. Beispielsweise kann für die Bestellung von Verbrauchsartikeln ein Standard festgelegt werden, welche Produkte in der Regel, in welcher Stückzahl und welchem Turnus bestellt werden. Durch webbasierte Bestellshops, wie sie auch die Leasymed®-Partner anbieten, verringert sich das Risiko für Fehlbestellungen erheblich. Gleichzeitig wird so der Beschaffungsprozess stark beschleunigt.
Der „klassische“ Weg der Terminvereinbarung in der Arztpraxis ist wohl noch immer per Telefon. Lange Wartezeiten oder besetzte Leitungen sind dabei für Patient:innen keine Seltenheit. Dem Gegenüber verbringt mindestens ein:e MFA in der Praxis den Großteil ihrer Arbeitszeit am Telefon, um Termine zu vereinbaren oder Rezeptanfragen anzunehmen. Ein Großteil dieser Zeit könnte durch digitale Prozesse bzw. eine Digitalisierung Ihrer Arztpraxis gespart bzw. anderweitig besser genutzt werden.
Das Thema Zeit ist in der Arztpraxis stets ein präsentes, da in der Regel alle Beteiligten davon zu wenig haben. Eine noch größere wirtschaftliche Bedeutung als beim unterstützenden Personal, wirkt sich das Thema Zeitersparnis bei den Mediziner:innen direkt aus. Nicht zuletzt aufgrund immer länger werdender Wartezeiten bzgl. Terminen. Ließe sich der Patientendurchsatz erhöhen, könnten diese z.T. monatelangen Wartezeiten entsprechend verringert werden. In einer Gemeinschaftspraxis kann man so allein durch delegative Leistungen für Hausbesuche von 25 Stunden Einsparung an Arztzeit im Quartal ausgehen.
Delegation in der Arztpraxis
Eine Möglichkeit, die Nutzung zeitlicher Ressourcen zu optimieren, ist die Delegation innerhalb der Arztpraxis. Diese kann sich auch auf bestimmte delegierbare ärztliche Leistungen z.B. an eine:n MFA beziehen.
Darüber hinaus gibt es Weiterbildungsmöglichkeiten für MFAs, womit sie weitergehende Kompetenzen, beispielsweise die Durchführung von Hausbesuchen, erlangen können.
Vorwiegend für Hausarztpraxen ist die Qualifikation der MFAs durch das VERAH-Konzept® (Versorgungsassistenz in der Hausarztpraxis) sowie die nichtärztliche Praxisassistenz (NäPA) eine Möglichkeit, über die es sich nachzudenken lohnt. Die NäPA baut auf die VERAH auf.
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VERAH-Konzept®
VERAHs können delegierte, arztentlastende Tätigkeiten durchführen. Die Versorgung betrifft auch soziale Bereiche, für die in der Regel Mediziner:innen beim Hausbesuch keine Zeit haben. Die soziale Komponente dieser Versorgung ist nicht zu unterschätzen, sie hat nachweislich positiven Einfluss auf das Wohlbefinden der Patient:innen und damit auf den Behandlungserfolg.
MFAs mit Berufserfahrung in der Hausarztpraxis oder in einem paramedizinischen Ausbildungsberuf haben die Möglichkeit, diese Weiterbildung, die sich aus Präsenzunterricht, Kompetenzbescheinigungen, Praktikum, Hausarbeit und Abschlussprüfung zusammensetzt, zu absolvieren.
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NäPA
Vertragsärzt:innen, die eine NäPA beschäftigen, erhalten einen Zuschlag durch die KV. Bereits im Vorfeld der Abrechnung muss diese genehmigt werden. Voraussetzung ist eine zusätzliche Qualifikation der Fachkraft sowie die Erfüllung einer Mindestanzahl an durchschnittlichen Fallzahlen. Zusätzlich zum Zuschlag wird jeder Hausbesuch oder Besuch im Pflegeheim inkl. Wegekosten vergütet. Für Mitbesuche gelten entsprechende Regelungen. Um langfristig mit der KV abrechnen zu können, ist alle drei Jahre ein sog. Refresher Kurs notwendig.
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Welche Leistungen darf und sollte ich in der Arztpraxis delegieren?
Voraussetzung für die Delegation ist eine entsprechende Qualifizierung der MFAs und die Weisungsbefugnis der Mediziner:innen.
Klassische Tätigkeiten, die delegiert werden können, sind z.B. Hausbesuche, Blutentnahme, Wundversorgung und Injektionen.
Dabei wichtig zu wissen ist, dass die Haftung stets bei der:m Mediziner:in liegt.
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Passendes Equipment für delegative Leistungen
Für die Prozessoptimierung reicht es nicht, nur die Leistung an sich abzugeben, die Umsetzung sollte dabei auch einfach von der Hand gehen. Innovative Medizintechnik, die konnektiv, einfach handhabbar und vielseitig verwendbar ist, kann hier sehr gut unterstützen. Ihr Leasymed®-Fachhandelspartner berät Sie gern zur passenden Ausstattung. Dabei wichtig zu wissen ist, dass die Haftung stets bei der:m Mediziner:in liegt.
Finanzielle Aspekte für delegative Leistungen – „rechnet sich das für mich?“
Wie bereits erläutert, unterstützt die KV die Anstellung einer NäPA finanziell pauschal per Zulage und pro Besuch. Auf Grundlage von bisherigen Erfahrungswerten kann angenommen werden, dass ca. 80 % der bisher durch eine Mediziner:in erfolgten Besuche durch eine nicht-ärztliche Fachkraft ersetzt werden können. Nicht nur die Einsparung der Besuchszeit, sondern auch die Fahrtzeit der Mediziner:in müssen hier berücksichtigt werden. Die freiwerdende Zeit ist also nicht unerheblich.
Unsere Leistungen für Praxisorganisation und Praxismanagement
Hygienemanagement in der Arztpraxis
Ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Praxismanagements ist ein korrektes Hygienemanagement. Das praxisinterne Hygienemanagement bildet eine bedeutende Basis, um die Sicherheit von Patient:innen und Mitarbeitenden innerhalb des Praxisgeschehens zu gewährleisten. Eines der wichtigsten Ziele hierbei richtet sich an die Vermeidung von nosokomialen Infektionen, also eine vermeidbare Infektion, welche sich Patient:innen im Zuge einer medizinischen Behandlung in der jeweiligen Einrichtung zuziehen können.
Die Grundlage für ein erfolgreiches Hygienemanagement bilden dabei diverse Rechtsgrundlagen wie
Hygieneplan
Die Erstellung eines Hygieneplans ist für jede Arztpraxis verpflichtend. Geregelt werden sollten hierzu unter anderem die Themen der
Hierzu ist vor allem zu prüfen und sicherzustellen, dass die baulich-funktionellen Gegebenheiten der Einrichtung den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben entsprechen und alle nötigen innerbetrieblichen Verfahrensweisen zur Infektionshygiene definiert sind. Aufgrund vieler möglicher Unterschiede zwischen den Einrichtungen wird ein Hygieneplan stets unter Berücksichtigung der vorliegenden Gegebenheiten der jeweiligen Einrichtung erstellt.
Wie alle Pläne, sollte auch der Hygieneplan nach seiner Erstellung laufend aktualisiert werden. Gründe hierfür können beispielsweise neue wissenschaftliche oder einrichtungsspezifische Erkenntnisse, genauso wie Änderungen in Organisations- und Funktionsabläufen, sein.
Unser Tipp: Den Hygieneplan einmal im Jahr aktualisieren. So sind Sie stets auf der sicheren Seite. Ebenso gilt es nach deren Definition die getroffenen Maßnahmen und deren Einhaltung zu überwachen und sicherzustellen.
Hygieneschulung: wann ist diese sinnvoll und wie sehen Schulungsinhalte aus?
Im Rahmen der Fortbildungspflicht für Arztpraxen und Pflegeeinrichtungen empfehlen wir, das Personal mindestens einmal jährlich über die im Hygieneplan definierten Verfahrensweisen zur Infektionshygiene zu schulen.
Qualitätsmanagement in der Arztpraxis
Ein Qualitätsmanagement muss in jeder Arztpraxis vorhanden sein, eine Zertifizierung durch eine externe Stelle ist jedoch nicht zwingend notwendig.
Eine Beratung durch externe Qualitätsmanager ist allerdings grundsätzlich ratsam, da das für die Arztpraxis einen spürbaren Mehrwert bringt. Gerne wird dieses vermeintlich etwas “lästige” Thema aufgeschoben und durch einen externen Qualitätsmanager wird man von Zeit zu Zeit „dazu gezwungen“, sich mit der eigenen Organisation auseinanderzusetzen. Allein dadurch fallen dem Profi suboptimale Abläufe auf, die anschließend optimiert und verschlankt werden können. Außerdem ist ein externer Qualitätsmanager grundsätzlich auf dem neuesten Stand, was gesetzliche Vorgaben betrifft und kann hier optimal beratend zur Seite stehen.
Das Qualitätsmanagement in der Arztpraxis sollte nach dem PDCA-Zyklus gestaltet sein. Dieser besteht aus den Prozessschritten Plan – Do – Check – Act. So kann überprüft werden, wie erfolgreich Prozesse oder Maßnahmen implementiert wurden.
Fragen? Wir beraten Sie zur Praxisorganisation
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Oft führen wir Abläufe und Prozesse durch, weil sie eben schon seit geraumer Zeit genauso gemacht wurden und man verpasst die Chance, diese genauer zu hinterfragen. Dieses vermeintlich trockene Thema birgt allerdings große Chancen der Zeitersparnis. Genauso wie sich die Umwelt verändert, sollten sich auch Strukturen, Prozesse und Abläufe in der Arztpraxis von Zeit zu Zeit verändern, um sich den neuen Anforderungen anzupassen.
Durch die allgemein bekannte „Betriebsblindheit“ lassen sich notwendige Veränderungsprozesse manchmal einfacher von außen erkennen. Wir unterstützen Sie hierbei gerne. Z. B. bei dem Thema Hygienemanagement, bei der die Einhaltung aktueller Vorgaben essentiell ist. Die Hygieneplanerstellung, -aktualisierung und die jährliche Hygieneschulung können wir für Sie übernehmen.
