Qualitätsmanagement Ziele in Arztpraxen
Praxen mit einem gut definierten und im Alltag gelebten Qualitätsmanagement sind erfolgreicher und haben entspanntere Chefinnen und Chefs, gesündere Patientinnen und Patienten und Teams, die mit Spaß an der Sache zur Arbeit kommen.
Ein gut integriertes Qualitätsmanagement sorgt für mehr Zufriedenheit für alle Beteiligten: alle profitieren, wenn Zuständigkeiten geklärt sind und die Prozesse in der Arztpraxis reibungslos ablaufen.
Ihre Arztpraxis ist qualitativ gut strukturiert und organisiert? Hier erfahren Sie, was man unter Qualitätsmanagement versteht und warum es sinnvoll ist, dies planvoll anzuwenden.
Was ist Qualitätsmanagement in der Arztpraxis?
Qualitätsmanagement bedeutet, dass definierte Maßnahmen so ausgeführt werden, wie sie ursprünglich geplant wurden.
Was ist QM? Es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess zur systematischen Optimierung von Abläufen, Strukturen und Ergebnissen in einer Praxis.
So schafft das QM die Voraussetzungen und Bedingungen dafür, eventuelle Probleme möglichst schon von Beginn an zu vermeiden. Auf den Praxisalltag übertragen bedeutet das, organisatorische und fachlichen Prozesse zu bündeln und zu systematisieren. Dies betrifft alle Abläufe, die zu einer guten Versorgung von Patient:innen beitragen. Diese Abläufe müssen wiederum so organisiert sein, dass sie im Idealfall jeden Tag von selbst und störungsfrei ablaufen.
QM für Arztpraxen
Seit 2004 sind an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmende Ärztinnen und Ärzte, Psychotherapeuten, -therapeutinnen und Medizinische Versorgungszentren (MVZ) durch den Gesetzgeber verpflichtet worden, ein Qualitätsmanagement (QM) einzuführen und weiterzuentwickeln. Anforderungen finden sich in QM-Richtlinien. Diese findet sich hier: https://www.g-ba.de/richtlinien/87/
Wichtig ist, dass es eine Unterscheidung zwischen der Einführung / Weiterentwicklung und Zertifizierung gibt. Zweitere ist nicht verpflichtend, kann aber zusätzliche Vorteile bringen.
Was macht das Qualitätsmanagement?
Durch ein Qualitätsmanagement (QM) Ihrer Praxis können Probleme vermieden werden, Störungen minimiert und letztendlich eine höhere Zufriedenheit der Patienten und Patientinnen gewährleistet werden.
Qualitätsmanagement Ziele und Aufgaben umfassen dabei die Sicherstellung einer hochwertigen Patientenversorgung, die Transparenz von Prozessen sowie die strukturelle Weiterentwicklung der Praxis.
Qualitätsmanagement Ziele sind die Sicherheit, die Transparenz und die Orientierung der Patientinnen und Patienten zu fördern sowie die Einhaltung der juristischen Anforderungen sicher zu stellen.
Das Qualitätsmanagement in Arztpraxen:
Der Fokus beim Qualitätsmanagement liegt auf dem Thema Sicherheit: von Patient:innen, Mediziner:innen, weiteren Mitarbeitenden, von Daten und Informationen.
Daher sind die wichtigsten Elemente des QM für Arztpraxen folgende:
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Patientensicherheit
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Mitarbeitersicherheit
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Prozessorientierung
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Kommunikation und Kooperation
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Informationssicherheit und Datenschutz
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Verantwortung und Führung
Für die Umsetzung im Praxisalltag sind z.B. folgende Methoden relevant
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Ziele definieren
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Ist-Zustand und Soll-Zustand ermitteln
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Zuständigkeiten festlegen
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Risikomanagement – Dokumentation und Erfassung des aufgetretenen unerwünschten Ereignisses, z. B. in einem Fehlerprotokoll
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Checklisten erstellen
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Teambesprechungen einführen und terminieren bzw. Abstände festlegen
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Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen definieren, etwa zum Brandschutz oder Datenschutz
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Beschwerdemanagement – die Beschwerden von Patient:innen richtig aufnehmen
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Patienteninformation und -aufklärung, etwa bei der Erhebung personenbezogener Daten und Gesundheitsdaten
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Fehlermanagement –Ursache des Fehlers herausfinden, thematisieren und besprechen, Verbesserungs- und Vermeidungsstrategien entwickeln
Anwendungsbereiche des QM Arztpraxis
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Notfallmanagement
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Arzneimitteltherapiesicherheit
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Hygienemanagement
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Schmerzmanagement
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Arbeitssicherheit
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Uvm.
Hier stellt sich die Frage, was Qualitätsmanagement beinhaltet: alle Maßnahmen, die die sichere Versorgung der Patient:innen und einen strukturierten Ablauf gewährleisten.
Umsetzung des Qualitätsmanagements
Der Stand der Umsetzung festgelegter Maßnahmen, die sich an den QM-Zielen orientieren, gilt es regelmäßig abzugleichen. Dies kann z.B. mit Hilfe des PDCA-Zyklus strukturiert ablaufen.
Der Qualitätsmanagement PDCA-Zyklus besteht aus den Prozessschritten Plan – Do – Check – Act. So kann überprüft werden, wie erfolgreich Prozesse oder Maßnahmen implementiert wurden.
Hinter diesem einfachen Regelkreis des PDCA Models verbirgt sich die Philosophie des Kaiszen, die japanische Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung.
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Plan:
Zu Beginn werden Ziele mit Maßnahmen und Verantwortlichkeiten fixiert
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Do:
Umsetzung festgelegter Maßnahmen
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Check:
Strukturierte Prüfung, ob die Ziele durch die Maßnahmen erfüllt werden konnten
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Act:
Maßnahmen- oder Zielanpassung für Verbesserung
Ein Qualitätsmanagementsystem beschreibt die strukturierte Gesamtheit aller organisatorischen Regelungen, Verfahren und Prozesse, mit denen Qualitätsziele geplant, umgesetzt, überprüft und verbessert werden.
Ein QM-System beantwortet die Frage, was ein Qualitätsmanagementsystem ist und bildet die methodische Grundlage aller Verbesserungsprozesse.
Systematisches QM
Vom Plan zum Do: Dies ist das tägliche Brot eines jeden Praxisinhabers oder -inhaberin, dessen/deren Praxis auch bei den gegebenen gesundheitspolitischen Bedingungen noch existiert.
Was in Praxen ohne systematisches QM fehlt, ist die systematische, anlassunabhängige Überprüfung, der „Check“, ob sich die Praxis noch auf dem Weg hin zu den Zielen befindet, ob die Ziele im Alltag aus dem Fokus geraten sind oder ob die Zielsetzung ggf. falsch war. Erkennbar ist dies an Sätzen wie „Irgendwie haben wir das vor drei Monaten schon mal besprochen, oder?“
Systematisches Qualitätsmanagement bedeutet auch, regelmäßig zu prüfen, ob die Richtlinien Qualitätsmanagement eingehalten werden und/oder ob sie sinnvoll sind, um anschließend entsprechende Konsequenzen abzuleiten.
Vorteile des Qualitätsmanagements in der Praxis
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Ein gut strukturiertes QM beantwortet auch die Frage, was alles zum Qualitätsmanagement gehört: Prozessmanagement, Beschwerdemanagement, Fehlermanagement, Patienten- und Mitarbeitersicherheit, Dokumentation und Kontrolle.
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Das Qualitätsmanagement hilft ihnen dabei, ihre eigenen Ziele, Visionen und Strategien bewusst umzusetzen.
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Durch das QM-System sind die Zuständigkeiten und Abläufe in der Praxis klar geregelt, was Konflikte vermeidet und eine gute Grundlage für gute Stimmung im Team sorgt.
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Auch wird die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden durch die definierten Abläufe deutlich erleichtert, was dafür sorgt, dass neue Kolleginnen mit größerer Wahrscheinlichkeit im Team bleiben.
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Praxisinhaberinnen und -inhaber mit einem im Alltag umgesetzten Qualitätsmanagement schlafen besser, weil sie sicher sind, dass aufgrund ihres Management-Systems die relevanten juristischen Anforderungen wirksam umgesetzt werden.
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Das Fehlermanagement, ein sehr hilfreiches Element des Qualitätsmanagements, sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden und die Vorgesetzten (vor allem die Vorgesetzten) aus Fehlern lernen, was sich gut anfühlt.
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Fehlermeldungen können als kostenlose Beratung verstanden werden. Das QM-System sorgt dafür, dass die Patientensicherheit im Fokus bleibt, was die Wahrscheinlichkeit von Patientenschäden infolge von Fehlern senkt.
Das Qualitätsmanagement in der Arztpraxis kann als aufwendige Verpflichtung angesehen werden oder aber auch als Chance, durch klare Verantwortlichkeiten und transparente Strukturen, das tägliche Tun zu vereinfachen und gleichzeitig vorhandene Abläufe und Strukturen zu verbessern.
Fazit
Die Einführung und Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagements (QM) bietet vielfältige Vorteile für die ganze Praxis und sollte nicht als lästige Pflicht, sondern als eine gute Möglichkeit des Wachstums und der Weiterentwicklung der Organisation gesehen werden.
Abschließend hier eine Kurzzusammenfassung einiger wichtiger Aspekte, von denen Sie und Ihre Patientinnen und Patienten und Mitarbeitende profitieren:
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Sichere Patientenversorgung
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Bessere Ressourcenplanung
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Fehler und Risikovermeidung
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Leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeitende
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Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation
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Durch eine klare Verantwortungszuweisung innerhalb des Teams können zeitliche Ressourcen gespart werden und das Team erhält mehr Sicherheit.
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Verbesserung der Arbeitsabläufe und Workflows
