Was ist Praxisorganisation?
Die Basis für eine erfolgreiche Praxisführung ist ein effizientes Praxismanagement. Laufen die Prozesse in der Praxis rund, wirkt sich das natürlich direkt auf die Zufriedenheit aller Beteiligten aus. Patienten und Patientinnen freuen sich, wenn sie nicht stundenlang im Wartezimmer sitzen müssen und Termine eingehalten werden können, den Mitarbeitenden helfen klar definierte Leitlinien im Arbeitsalltag und für Praxisinhaber und -inhaberinnen bedeuten das nicht zuletzt eine betriebswirtschaftliche Verbesserung.
Warum ist Praxismanagement wichtig?
Gutes Praxismanagement hilft, den Betrieb einer Praxis effizient zu gestalten, indem Abläufe optimiert und Ressourcen besser genutzt werden.
Auch sorgt es dafür, dass Patientinnen und Patienten schnell und effektiv bedient werden. Durch ein effektives Management können auch finanzielle Aspekte der Praxis, wie Abrechnung, Buchhaltung und Kostenkontrolle, besser überwacht und optimiert werden. Auch hilft es, sicherzustellen, dass alle gesetzlich und regulatorischen Anforderungen eingehalten werden und sorgt für klare Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe.
Durch kontinuierliches Monitoring und Verbesserung der Abläufe kann die Qualität der medizinischen Versorgung gesteigert werden. Dies umfasst die Implementierung von Qualitätsmanagementsystemen, eine gute Praxisorganisation und regelmäßige Schulungen des Personals.
Die Vorteile einer guten Praxisorganisation
Der Praxisalltag ist für das Praxispersonal meist stressig. Mit einer guten Praxisorganisation kann Zeit gespart werden und so das Stresspotenzial gesenkt werden. Faktoren wie kürzere Wartezeiten, klare Kommunikation und ein reibungsloser Ablauf tragen auch zur Zufriedenheit der Patientinnen und Patienten bei.
Anforderungen an Daten- oder Arbeitsschutz in der Arztpraxis sind komplex. Eine Einhaltung dessen und eine Vermeidung von Strafen kann durch ein entsprechendes Praxismanagement sichergestellt werden.
Auch werden klare Strukturen geschaffen, welche die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden positiv beeinflussen können und sich idealerweise auf die Fluktuationsquote auswirken.
12 Tipps und Aufgaben für eine gute Praxisorganisation
1. Zeitplanung
Zeitplanung ist ein wesentlicher Bestandteil der Praxisorganisation, da sie die Effizienz der Abläufe verbessert und sowohl das Praxispersonal als auch die Patientinnen und Patienten zufriedener macht.
Sie können beispielsweise digitale Kalender oder spezielle Praxismanagement-Software nutzen, um Termine zu verwalten. Ermöglichen Sie Patientinnen und Patienten, Termine online zu buchen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und erhöht die Flexibilität für die Patientinnen und Patienten. Nutzen Sie auch SMS-, E-Mail- oder telefonische Erinnerungen, um Patientinnen und Patienten an ihre Termine zu erinnern. Dies reduziert die Anzahl der verpassten Termine.
Durch die Digitalisierung Ihrer Arztpraxis lässt sich die Zeitplanung effektiver gestalten, da Abläufe automatisiert, Engpässe schneller erkannt und Termine optimal koordiniert werden können.
2. Dienstplangestaltung
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Die Dienstplangestaltung in einer medizinischen Praxis ist entscheidend für einen reibungslosen Betrieb und eine hohe Zufriedenheit in der Belegschaft.
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Mit mobilen Apps können Sie Ihren Mitarbeitenden ermöglichen, ihren Dienstplan jederzeit einzusehen und Änderungen abzufragen.
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Mit klaren Vertretungsregelungen, die neben geplanten Abwesenheiten wie Urlaub auch ungeplante Ausfälle durch Krankheit o. ä. berücksichtigen, können Sie den Betrieb auch bei kurzfristigen Ausfällen aufrechterhalten. In diesem Zusammenhang ist es ratsam, im Rahmen der Praxisorganisation eine Mindestbesetzung festzulegen.
3. Urlaubsplanerstellung
Mit klaren, für alle Mitarbeitenden zugänglichen Richtlinien für die Urlaubsplanung, sollten alle Informationen über den Antragsprozess, Fristen und Kriterien zur Genehmigung, gebündelt verfügbar und jederzeit einsehbar sein. Durch Rotations- oder Losverfahren kann eine faire Urlaubsplanung erfolgen.
4. Raumplanung
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Raumplanung in einer medizinischen Praxis ist entscheidend für einen effizienten Arbeitsablauf, die Zufriedenheit der Patientinnen und Patienten und die Produktivität des Personals.
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Planen Sie die Räume idealerweise so, dass das Personal möglichst kurze Wege zurücklegen muss, z.B. zwischen Empfang, Behandlungsräumen und Lager.
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Durch ein klares Leitsystem vereinfachen Sie es Ihren Patientinnen und Patienten, die unterschiedlichen Bereiche, meist ausgehend vom Wartezimmer, zu finden. Achten Sie auch auf die Privatsphäre der Patientinnen und Patienten, insbesondere in Empfangs- und Behandlungsbereichen.
5. Gerätemanagement und Materialmanagement
Ein effektives Geräte- und Materialmanagement trägt zu Kosteneffizienz, Patientensicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Inventarlisten
Erstellen und pflegen Sie detaillierte Inventarlisten für alle Geräte und Materialien in der Praxis. Diese sollten Informationen wie Kaufdatum, Lieferant, Wartungsintervalle und Standort enthalten.
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Verbrauchsanalyse
Analysieren Sie auch den Verbrauch und Bedarf an Materialien, um Überbestände oder Engpässe zu vermeiden. Nutzen Sie historische Daten, um den zukünftigen Bedarf besser einschätzen zu können.
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Wartungs- und Prüfungspläne
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Erstellen Sie Wartungspläne für alle medizinischen Geräte und halten Sie sich an die empfohlenen Wartungsintervalle der Hersteller, um Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Geräte zu gewährleisten.
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Damit diagnostische und therapeutische Geräte stets genaue und zuverlässige Ergebnisse liefern, sollten diese regelmäßig kalibriert werden.
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Unterschiedliche Geräte unterliegen unterschiedlichen Sicherheitsvorschriften. Um einen sicheren Gebrauch zu gewährleisten, gilt es Prüfintervalle einzuhalten.
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Unser Tipp: Mit gemieteten Geräten von Leasymed übernehmen wir das Monitoring für Sie und kommen proaktiv für anstehende Prüfungen und Wartung medizinischer Geräte auf Sie zu.
6. Qualitätsmanagement
Ein Qualitätsmanagement muss in jeder Arztpraxis vorhanden sein, eine Zertifizierung durch eine externe Stelle ist jedoch nicht zwingend notwendig.
Eine Beratung durch externe Qualitätsmanager ist allerdings grundsätzlich ratsam, da das für die Arztpraxis einen spürbaren Mehrwert bringt. Gerne wird dieses vermeintlich etwas “lästige” Thema aufgeschoben und durch einen externen Qualitätsmanager wird man von Zeit zu Zeit „dazu gezwungen“, sich mit der eigenen Organisation auseinanderzusetzen.
Allein dadurch fallen dem Profi suboptimale Abläufe auf, die anschließend optimiert und verschlankt werden können. Außerdem ist ein externer Qualitätsmanager grundsätzlich auf dem neuesten Stand, was gesetzliche Vorgaben betrifft und kann hier optimal beratend zur Seite stehen.
Das Qualitätsmanagement in der Arztpraxis sollte nach dem PDCA-Zyklus gestaltet sein. Dieser besteht aus den Prozessschritten Plan – Do – Check – Act. So kann überprüft werden, wie erfolgreich Prozesse oder Maßnahmen implementiert wurden.
7. Betriebswirtschaftliche Kennzahlen & Planung sowie Abrechnung
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Wie in jeder betriebswirtschaftlichen Unternehmung sollten Sie Umsatz und Kosten sowie deren Entwicklungen verfolgen und analysieren.
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Auch gilt es kurz- und langfristige Ziele, die mess- und erreichbar sind, für die Praxis zu definieren.
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Mit einer SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) können Sie die Position der Praxis bewerten und Zukunftsstrategien entwickeln. Wurde diese im Rahmen des Businessplans zum Praxisstart erstellt, gilt es die Inhalte regelmäßig zu evaluieren.
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Um rechtliche Probleme zu vermeiden, sollte sichergestellt werden, dass alle Abrechnungsprozesse den gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien entsprechen.
8. Mitarbeiterführung & Delegation
Eine gute Führung motiviert das Team, steigert die Produktivität und sorgt für ein positives Arbeitsumfeld. Dabei ist eine klare und offene Kommunikation mit regelmäßigen Team- und Einzelgesprächen, die den Austausch fördert, wichtig.
Auch eine Leistungsanerkennung durch Lob und das Aufzeigen von Entwicklungsmöglichkeiten können die Motivation der Mitarbeitenden steigern.
Delegieren Sie Aufgaben, so sollten Sie Ziele und Erwartungen daran klar kommunizieren und sicherstellen, dass Ihre Erwartungshaltung verstanden wird.
Ergebnisse von delegierten Aufgaben können Sie als Lernmöglichkeiten nutzen. Dabei können Sie diskutieren, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte, um zukünftige Aufgaben noch besser zu delegieren.
9. Praxiskonzept & Marketing
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Ein durchdachtes Praxiskonzept und effektives Marketing helfen, die Praxis zu positionieren, neue Patientinnen und Patienten zu gewinnen und die Patientenbindung zu stärken.
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Sie können überlegen, ob es sinnvoll ist, sich auf bestimmte Fachgebiete oder Behandlungsmethoden zu spezialisieren, um sich von anderen Praxen abzuheben.
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Mit einer Zertifizierung im Rahmen des Qualitätsmanagements (z.B. ISO-Zertifizierung), können Sie Ihre Qualität und Professionalität demonstrieren.
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Mit einer benutzerfreundlichen Website, die alle wichtigen Informationen über Ihre Praxis, Ihr Team und Ihre Leistungen bietet, wird Ihre Praxis auch online sichtbar.
10. Krisenmanagement
Krisenmanagement in einer medizinischen Praxis ist essenziell, um auf unvorhergesehene Ereignisse oder Notfälle schnell und effektiv zu reagieren. Eine gut vorbereitete Praxis kann durch proaktives Krisenmanagement den Schaden minimieren, den Betrieb aufrechterhalten und die Sicherheit von Patientinnen und Patienten und Mitarbeitenden gewährleisten.
Analysieren Sie potenzielle Risiken, die die Praxis betreffen könnten und bewerten Sie die Wahrscheinlichkeit und den potenziellen Schaden jeder identifizierten Gefahr, um Prioritäten zu setzen.
Mit einem umfassenden Notfallplan, der Maßnahmen für verschiedene Krisenszenarien umfasst und klare Anweisungen für den Umgang mit jeder Art von Krise enthält sowie spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten festlegt, sollte für den Notfall sichergestellt sein, dass alle Mitarbeitende wissen, was im Ernstfall zu tun ist. Regelmäßige Notfallübungen können helfen sicherzustellen, dass die Inhalte bekannt sind und die Umsetzung erfolgen kann. Auch die Bereitstellung einer Notfallausstattung in der Arztpraxis sollte gegeben sein.
Ein effizienter Informationsaustausch ist im Krisenfall elementar, daher sollten klare Kommunikationswege und -mittel im Voraus definiert werden.
11. Dokumentation
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Mit standardisierten Formularen, Checklisten und Vorlagen für die Dokumentation stellen Sie Konsistenz und Vollständigkeit sicher.
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Standardisierte Arbeitsanweisungen (Standard Operating Procedures, SOPs) für alle wesentlichen Praxisprozesse können helfen, eine gleichbleibende, qualitativ hochwertige Leistung zu erbringen.
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Regelmäßige interne Audits und Reviews helfen, die Einhaltung der Dokumentationsstandards und die Effektivität der Prozesse zu überprüfen.
12. Finanzielle Aspekte für delegative Leistungen – „rechnet sich das für mich?“
Die Kassenärztliche Vereinigung (KV) unterstützt die Anstellung einer Nichtärztlichen Assistenz (NäPA) finanziell pauschal per Zulage und pro Besuch.
Auf Grundlage von bisherigen Erfahrungswerten kann angenommen werden, dass ca. 80 % der bisher durch eine Mediziner:in erfolgten Besuche durch eine nicht-ärztliche Fachkraft ersetzt werden können.
Nicht nur die Einsparung der Besuchszeit, sondern auch die Fahrtzeit der Mediziner:in müssen hier berücksichtigt werden. Die freiwerdende Zeit ist also nicht unerheblich.
Hygienemanagement in der Arztpraxis
Ein strukturiertes Hygienemanagement ist ein zentraler Bestandteil jeder gut geführten Arztpraxis. Es gewährleistet die Sicherheit von Patient:innen und Mitarbeitenden, beugt Infektionen vor und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Ziel des Hygienemanagements ist es, Infektionsrisiken zu minimieren und hohe Qualitätsstandards im Praxisalltag sicherzustellen. Dazu gehören organisatorische, technische und personelle Maßnahmen, die alle Bereiche der Praxis betreffen – von der Händehygiene bis zur Instrumentenaufbereitung.
Hygieneplan
Der Hygieneplan bildet die Grundlage des Hygienemanagements. Er regelt unter anderem Reinigung, Desinfektion, Händehygiene und die Aufbereitung medizinischer Produkte. Da sich rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen regelmäßig ändern, sollte der Plan laufend überprüft und aktualisiert werden.
Fragen? Wir beraten Sie zur Praxisorganisation
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Oft führen wir Abläufe und Prozesse durch, weil sie eben schon seit geraumer Zeit genauso gemacht wurden und man verpasst die Chance, diese genauer zu hinterfragen. Dieses vermeintlich trockene Thema birgt allerdings große Chancen der Zeitersparnis. Genauso wie sich die Umwelt verändert, sollten sich auch Strukturen, Prozesse und Abläufe in der Arztpraxis von Zeit zu Zeit verändern, um sich den neuen Anforderungen anzupassen.
Durch die allgemein bekannte „Betriebsblindheit“ lassen sich notwendige Veränderungsprozesse manchmal einfacher von außen erkennen. Wir unterstützen Sie hierbei gerne. Z. B. bei dem Thema Hygienemanagement, bei der die Einhaltung aktueller Vorgaben essentiell ist. Die Hygieneplanerstellung, -aktualisierung und die jährliche Hygieneschulung können wir für Sie übernehmen.
